Guia de Super Administrador

Guia de Uso — Panel de Super Administrador ClinicFlow

Para uso interno — Version 1.0

English technical reference: Superadmin Operations Guide — API-level documentation for developers.

Que es el Panel de Super Administrador?

El Panel de Super Administrador es tu centro de control para gestionar todas las clinicas que usan ClinicFlow. Desde aqui puedes:

Ver y responder solicitudes de demo de nuevas clinicas
Enviar codigos de acceso a clinicas aprobadas (automaticamente por WhatsApp)
Administrar los planes y fechas de vencimiento de cada clinica
Crear codigos de invitacion manualmente
Ver estadisticas globales del sistema

Como Acceder

Abre tu navegador y ve a: https://[tu-dominio]/superadmin
Aparecera una pantalla con un campo que dice “Clave de administrador”
Escribe la clave secreta que Ernest te proporciono y presiona Entrar
Si la clave es correcta, entrarias al panel. Si ves “Clave invalida”, verifica que no haya espacios de mas.

Navegacion Principal

El panel tiene 5 secciones accesibles desde el menu izquierdo:

Icono	Seccion	Para que sirve
🏠	Inicio	Resumen general, alertas urgentes
👥	Solicitudes	Demos pendientes de nuevas clinicas
🏥	Clinicas	Gestion de clinicas registradas
🔑	Codigos	Crear/revocar codigos de invitacion
📊	Estadisticas	Metricas globales del sistema

SECCION 1 — Inicio (🏠)

Esta es la primera pantalla que ves al entrar. Funciona como un tablero de resumen.

Que encontraras aqui

Tarjetas de metricas rapidas:

Total de clinicas registradas
Clinicas activas actualmente
Solicitudes de demo pendientes (en rojo si hay alguna)
Citas agendadas para hoy en todas las clinicas

Alerta de clinicas por vencer: Si alguna clinica tiene su plan a punto de vencer (en los proximos 7 dias), aparecera una seccion naranja/roja con los nombres. Esto te sirve para contactarlas y renovar antes de que pierdan acceso.

Vista rapida de solicitudes pendientes: Muestra las primeras solicitudes de demo sin atender. Puedes hacer clic en “Ver solicitudes” para ir directamente a atenderlas.

Auto-actualizacion: El panel se actualiza solo cada 60 segundos. Veras un pequeno contador en la esquina superior derecha que te indica cuando sera la proxima actualizacion.

SECCION 2 — Solicitudes de Demo (👥)

Aqui llegan las solicitudes de clinicas que quieren probar ClinicFlow.

Flujo completo: Como aprobar una solicitud

1. Recibes una nueva solicitud → aparece aqui con estado "Pendiente"
2. Revisas los datos de la clinica
3. Decides aprobar o rechazar
4. Si apruebas → se genera un codigo automaticamente y se envia por WhatsApp
5. La solicitud cambia a estado "Aprobada"

Como filtrar solicitudes

En la parte superior hay 4 botones de filtro:

Todas — muestra todas sin importar el estado
Pendientes — solo las que esperan respuesta (la mas importante)
Aprobadas — las que ya tienen codigo
Rechazadas — las que declinaste

Como leer una tarjeta de solicitud

Cada solicitud muestra:

Nombre de la clinica y ciudad
Nombre del director/contacto
Correo electronico
Telefono (con enlace directo a WhatsApp)
Fecha en que hicieron la solicitud
Mensaje que dejaron (si escribieron alguno)

Como APROBAR una solicitud

Busca la solicitud que quieres aprobar (estado: Pendiente)
Haz clic en el boton verde “Aprobar”
Aparecera una ventana de confirmacion con opciones de duracion:
- 7 dias — para demos cortas
- 14 dias (recomendado para la mayoria)
- 30 dias — para clinicas mas grandes
- 60 dias — casos especiales
Selecciona la duracion y haz clic en “Confirmar aprobacion”
El sistema automaticamente:
- Genera un codigo unico (ej: DEMO-ABC123)
- Envia un mensaje de WhatsApp al numero de telefono de la clinica con el codigo
- Cambia el estado a “Aprobada”

Como ver el codigo de una solicitud aprobada

En la tarjeta de una solicitud aprobada veras una seccion verde con:

El codigo generado (ej: DEMO-ABC123)
Un boton de copiar para pegarlo facilmente

Como RECHAZAR una solicitud

Haz clic en el boton rojo “Rechazar”
Confirma en la ventana que aparece
La solicitud queda marcada como “Rechazada”

Nota: Rechazar no envia ningun mensaje a la clinica. Si quieres avisarles, escribeles tu directamente.

SECCION 3 — Clinicas (🏥)

Esta seccion muestra todas las clinicas que ya estan registradas en ClinicFlow (no las que solo solicitaron demo, sino las que ya tienen cuenta).

Como interpretar la tarjeta de cada clinica

Cada clinica aparece como una tarjeta con:

Informacion	Descripcion
Nombre	Nombre comercial de la clinica
Ciudad	Ubicacion
Plan	El tipo de plan que tienen
Vence en X dias	Cuando expira su plan
Usuarios	Cuantos usuarios tiene registrados
Estado	Activa / Inactiva

Codigo de colores de vencimiento:

🟢 Verde — mas de 7 dias, todo bien
🟡 Amarillo — entre 4 y 7 dias, atencion
🔴 Rojo — 3 dias o menos, urgente
⚫ Gris — plan vencido
♾️ Infinito — plan forever_free, nunca vence

Como CAMBIAR el plan de una clinica

En la tarjeta de la clinica, haz clic en “Cambiar plan”
Aparecera una ventana con opciones:
- Trial — acceso de prueba limitado
- Basic — plan basico
- Pro — plan profesional
- Clinica — plan completo para clinicas grandes
- Forever Free — acceso gratuito permanente (para casos especiales)
Tambien puedes ingresar cuantos dias de acceso tendra con ese plan
Confirma y el cambio se aplica inmediatamente

Como EXTENDER el plan de una clinica

Si una clinica ya tiene un plan y solo quieres darle mas tiempo:

Haz clic en “Extender”
Selecciona cuantos dias extra quieres agregar:
- 7 dias — una semana mas
- 14 dias — dos semanas
- 30 dias — un mes
- 90 dias — tres meses
- O escribe un numero personalizado
Confirma — la fecha de vencimiento se actualiza al instante

Ejemplo: Si la clinica vence el 1 de junio y le agregas 30 dias, pasara a vencer el 1 de julio.

Como DESACTIVAR o REACTIVAR una clinica

Si una clinica no ha pagado o tiene un problema, puedes desactivarla haciendo clic en “Desactivar”
Cuando la clinica se desactiva, sus usuarios no pueden entrar a ClinicFlow
Para reactivarla, haz clic en “Activar” en la misma tarjeta

Buscar una clinica especifica

En la parte superior hay una barra de busqueda. Escribe el nombre de la clinica y las tarjetas se filtran automaticamente mientras escribes.

SECCION 4 — Codigos de Invitacion (🔑)

Los codigos de invitacion son lo que necesita una clinica nueva para registrarse en ClinicFlow. Sin un codigo valido, no pueden crear su cuenta.

Cuando crear un codigo manualmente

Cuando quieres invitar a una clinica sin que hayan hecho solicitud de demo
Cuando alguien perdio su codigo original
Para clientes VIP que quieres incorporar directamente

Como CREAR un codigo de invitacion

Haz clic en el boton “+ Nuevo codigo” (esquina superior derecha)
Llena el formulario:
- Email — correo de la clinica (opcional, pero recomendado para rastrear quien lo uso)
- Plan — elige el tipo de acceso que tendra
- Dias de vigencia — cuantos dias tiene para usar el codigo (no cuantos dias de acceso, sino cuantos dias tiene el codigo antes de que expire)
- Notas — observacion interna tuya (ej: “Cliente referido por Dr. Lopez”)
Haz clic en “Generar codigo”
Aparecera un mensaje de exito con el codigo generado (ej: PRO-XYZ789)
Copia el codigo inmediatamente y enviaselo a la clinica

Como interpretar la tabla de codigos

Columna	Significado
Codigo	La cadena que la clinica debe ingresar al registrarse
Plan	Que tipo de acceso otorga
Email	Para quien fue creado
Usado	✅ Ya fue utilizado / ⏳ Todavia disponible
Vence	Fecha limite para usar el codigo
Fuente	Como se creo (manual, solicitud de demo, etc.)

Como REVOCAR un codigo

Si generaste un codigo por error o ya no lo necesitas:

Encuentra el codigo en la tabla (solo puedes revocar los que no han sido usados)
Haz clic en “Revocar”
Confirma — el codigo queda eliminado y ya nadie podra usarlo

No puedes revocar un codigo que ya fue utilizado. Si hay un problema con una clinica que ya se registro, usa la funcion de Desactivar en la seccion Clinicas.

SECCION 5 — Estadisticas (📊)

Vista general del estado del negocio.

Que ves aqui

Total de clinicas registradas historicamente
Clinicas activas ahora mismo
Solicitudes de demo pendientes
Citas de hoy sumadas en todas las clinicas
Ingresos este mes (en USD, basado en ordenes registradas)
Total de ordenes procesadas
Distribucion de planes — cuantas clinicas tienen cada tipo de plan
Altas recientes — clinicas registradas en los ultimos 30 dias

Nota: Las estadisticas se actualizan con el resto del panel (cada 60 segundos o al hacer clic en “Actualizar ahora”).

Flujos de Trabajo Comunes

Flujo 1: Manana de trabajo (revision diaria)

1. Entra al panel con tu clave
2. Ve a la seccion "Inicio"
3. Hay alertas de clinicas por vencer? → Ve a "Clinicas" y extiendelas
4. Hay solicitudes pendientes? → Ve a "Solicitudes" y atiendelas
5. Listo ✅ — todo el proceso toma menos de 5 minutos

Flujo 2: Llega una solicitud de demo

1. Alguien llena el formulario en el sitio web
2. La solicitud aparece en "Solicitudes" con estado Pendiente
3. Revisas los datos: Es una clinica real? Tiene sentido el negocio?
4. Si SI → Aprobar → 14 dias → Confirmar
   El WhatsApp se envia solo. Ya esta ✅
5. Si NO → Rechazar → Confirmar

Flujo 3: Una clinica escribe que no puede entrar

Posibles causas:
A) Su plan vencio → Ve a "Clinicas", buscala, haz clic en "Extender"
B) La clinica esta inactiva → Ve a "Clinicas", buscala, haz clic en "Activar"
C) Perdieron su contrasena → Eso lo manejan ellos desde el login (no lo ves aqui)
D) Codigo de registro expirado → Genera un codigo nuevo en "Codigos"

Flujo 4: Incorporar una clinica nueva sin que llenen el formulario

1. Ve a la seccion "Codigos"
2. Haz clic en "+ Nuevo codigo"
3. Pon el email de la clinica, elige el plan, 30 dias de vigencia
4. Haz clic en "Generar codigo"
5. Copia el codigo que aparece en el mensaje verde
6. Enviaselo a la clinica por WhatsApp o email
7. Ellos van a [tu-dominio]/register e ingresan el codigo para crear su cuenta

Flujo 5: Renovar una clinica existente (cliente recurrente)

1. Ve a "Clinicas"
2. Busca la clinica por nombre
3. Haz clic en "Extender"
4. Selecciona 30 dias (o lo que aplique segun el pago)
5. Confirmar — la nueva fecha de vencimiento se muestra al instante ✅

Preguntas Frecuentes

Que pasa si apruebo una solicitud y la clinica no recibe el WhatsApp? El codigo igual queda guardado. En la tarjeta de esa solicitud (en la seccion “Aprobadas”) aparece el codigo con un boton de copiar. Puedes enviarselo tu manualmente por cualquier medio.

Puedo aprobar una solicitud sin enviar WhatsApp? No hay opcion para omitirlo, pero si el numero es incorrecto, el sistema simplemente no lo envia y te muestra el codigo igual. Siempre tienes el codigo visible para enviarlo tu.

Cuantos codigos puedo crear? Sin limite. Crea los que necesites.

Puedo cambiar el plan de una clinica gratis a uno de pago? Si, simplemente ve a esa clinica en la seccion “Clinicas” y usa “Cambiar plan”. El cambio es inmediato.

Los datos de las clinicas se borran si las desactivo? No. Desactivar solo bloquea el acceso. Todos los datos (pacientes, citas, doctores) siguen guardados. Al reactivar, la clinica puede seguir desde donde estaba.

Por que el panel dice “Sin conexion”? Puede ser un problema de internet o que el servidor este reiniciando (tarda menos de 1 minuto). Espera un momento y recarga la pagina.

Como se si el WhatsApp se envio correctamente? Por ahora no hay confirmacion de lectura en el panel. Si tienes dudas, llama a la clinica o enviales el codigo manualmente desde la tarjeta de solicitud aprobada.

Puedo usar el panel desde el celular? Si, el panel funciona en movil. Es mas comodo en computadora, pero en emergencias puedes usarlo desde el telefono.

Glosario

Termino	Significado
Demo	Periodo de prueba gratis que le damos a una clinica nueva
Codigo de invitacion	Clave unica que necesita una clinica para crear su cuenta
Plan	Tipo de suscripcion (Trial, Basic, Pro, Clinica, Forever Free)
Vencimiento	Fecha en que la clinica pierde acceso si no renueva
Activa/Inactiva	Si la clinica puede o no entrar al sistema
Revocar	Eliminar un codigo que no se ha usado todavia
Forever Free	Plan gratuito permanente, sin fecha de vencimiento

Contacto de Soporte

Si algo no funciona como se describe en esta guia, escribele a Ernest directamente. No intentes reparar nada sola — los datos de las clinicas son importantes.

Guia preparada para uso interno de ClinicFlow — Mayo 2026